Wraz z rosnącą liczbą firm próbujących zoptymalizować swoje strategie cyfrowej transformacji, nastąpił gwałtowny wzrost adopcji systemu RPA (Robotic Process Automation) w celu automatyzacji procesów back-office. Ostatnie badania rynkowe wykazują, że firmy zwiększają wykorzystanie RPA o około 5%.
Czym jest automatyzacja procesów robotycznych?
Jest to technologia, która naśladuje i integruje interakcje ludzkich użytkowników z aplikacjami lub systemami komputerowymi, automatyzując procesy pracy w taki sam sposób, jak zrobiłby to użytkownik.
Roboty te są wyszkolone do wykonywania określonych instrukcji i realizacji określonych zadań, np. gdy użytkownik musi uzyskać dostęp do poczty elektronicznej lub udostępnionego katalogu i wyodrębnić pliki „x”, aby wykonać określone modyfikacje lub weryfikacje w obrębie tych plików.
Po wykonaniu tych zadań musi udostępnić te pliki za pośrednictwem platformy internetowej lub wspólnego repozytorium. Robot mógłby wykonywać te same zadania w taki sam sposób, w jaki zarządza nimi ludzki użytkownik.
Jakie są zalety stosowania RPA?
Istnieje wiele zalet RPA, z których najważniejszą jest zwinność operacyjna, ponieważ robot jest pięć razy szybszy od człowieka.
- Są to narzędzia, które monitorują kompletne wykonanie robota, więc z punktu widzenia audytu są to dość bezpieczne narzędzia.
- Cechują się nieinwazyjnoścą, ponieważ wchodzą w interakcję z interfejsem pozwalającym im na atakowanie większości aplikacji.
- To także bardzo skalowalne, bardzo precyzyjne narzędzia, które pracują w sposób ciągły (24×7, 365 dni w roku), więc zawsze będą dostępne.
- Pozwalają ludziom skupić się na talentach, ponieważ celem jest dodawanie wartości do firm, a nie wykonywanie powtarzalnych zadań, które nie generują wartości dodanej.
- Ponadto są to narzędzia o bardzo wysokim wskaźniku ROI, ponieważ następuje szybki zwrot z inwestycji, przy czym okresy zwrotu nie przekraczają jednego roku.
Jakie rodzaje procesów są „kandydatami” do robotyzacji lub automatyzacji?
Zawsze szukamy wzorca, który ma szereg cech charakterystycznych, takich jak standardowe procesy, czyli jednoznaczne i proceduralne. Konieczne jest również, aby te procesy były oparte na regułach, ponieważ musimy wyszkolić robota i powiedzieć mu, jakie kroki musi wykonać, aby wykonać te zadania.
Muszą to być procesy z danymi elektronicznymi, które zawsze są w formacie cyfrowym. Procesy, w których można poprawić czas wykonania, procesy powtarzalne, procesy rozwijane w stabilnych systemach oraz procesy dojrzałe, operacyjne i dobrze zdefiniowane.
Wykorzystanie w HR
- Sprawdzanie danych pracowników.
- Zarządzanie podróżami i wydatkami.
- Zarządzanie obecnością w pracy.
- Zarządzanie listą płac.
- Zarządzanie danymi pracowników.
- Dodawanie danych do oceny wyników.
- Zarządzanie odejściami pracowników.
Wykorzystanie w dziale finansowym
- Automatyzacja płac.
- Sporządzanie sprawozdań finansowych.
- Prowadzenie rejestru.
Wykorzystanie w dziale IT
- Pobieranie licencjonowanego oprogramowania.
- Instalacja i aktualizacja oprogramowania dostępnego na przydzielonych wcześniej serwerach i urządzeniach użytkowników.
- Monitorowanie i przechowywanie danych dotyczących wydajności serwera, automatyzacja powiadomień o problemach lub przestojach serwera.
- Zautomatyzowane tworzenie kopii zapasowych.
- Synchronizacja, usuwanie i opróżnianie folderów.